Depuis 2012, beaucoup d’entreprises collaborant avec le service public utilisent déjà des factures électroniques. Avec la loi Macron, récemment promulguée, cette pratique va bientôt devenir une obligation.
En effet, dès le 1er janvier 2019, les sociétés de 10 à 250 salariés devront envoyer leurs factures aux établissements publics (administrations, collectivités) de manière électronique. De même pour les entreprises de moins de 10 salariés, mais à partir du 1er janvier 2020.

Les intérêts économiques de la facture électronique

La facture dématérialisée est considérée aujourd’hui comme une alternative efficace aux échanges comptables et financiers par papier, car elle engendre des gains potentiels qui se résument comme suit :

  • Rapidité de transmission des factures et donc des éventuels litiges
  • Comptabilisation automatique des factures
  • Baisse des frais d’archivage
  • Diminution des dépenses dédiées aux papiers et à l’impression
  • Garantie d’authenticité et d’intégrité des factures envoyées
  • Sauvegarde des factures dématérialisées et leur suivi
  • Optimisation des échanges de l’information

Les règles de recours à la facturation électronique

Pour qu’une facture puisse être transmise en format électronique, il faut que l’assujetti garantisse l’authenticité de son origine ainsi que l’intégrité et la bonne lisibilité de son contenu. Pour ce faire, il doit choisir l’une des méthodes suivantes :

  • Utilisation de la signature électronique
  • Utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour transmettre les factures

Il est à noter aussi que les mentions obligatoires à indiquer sur les factures dématérialisées sont les mêmes que celles affichées sur les factures en format papier.

Les normes de conservation des factures électroniques

Ci-dessous les normes de conservation des factures électroniques prévues par l’administration fiscale :

  • Les factures électroniques transmises doivent être sauvegardées sur support informatique durant 3 ans.
  • Les factures sécurisées par signature électronique doivent être sauvegardées dans leur format original pendant 6 ans.
  • Les informations envoyées et reçues concernant les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.

Il faut rappeler qu’au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées durant 10 ans.
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